Die  R i s i k e n  bei der Beschaffung einer neuen Telefonanlage und Erweiterungen, Voice (Sprache) u. Non-Voice (nichtsprachlich), als Investitionsgut und nicht als Gebrauchsgut bzw. Gebrauchsgegenstand

Ein Beitrag von Bernd Kersten, Inh. des Telecom. Analyse-Centrum in 79249 Merzhausen, Consulter u. unabhängiger Sachverständiger für Telekommunikation u. EDV-Applikationen



Durch den Wegfall des Telekommunikations-Monopols ergeben sich vielfältige Veränderungen. Diese stellen  n e u e  Herausforderungen für die Entscheider dar.

Telefonsysteme (Voice) und EDV-Applikationen (Non-Voice) werden immer mehr integraler Bestandteil von Infrastrukturen. Voice und Non-Voice Anforderungen bedürfen präziser Planung, schlüssiger Strategien, abgestimmter Organisation u. Koordination.

Kürzere Innovationszyklen, der rasante Preisverfall und ständig neue Technologien verunsichern die Verantwortlichen bei Ihren, oftmals „einsamen“  Entscheidungen. Aus diesen Gründen werden die Entscheidungen allzu gerne in kaufmännischen Bereichen gesucht und auch getroffen. Das „Spielen auf dem Preisklavier“ fällt leichter, als exakte Entscheidungsgrundlagen herbeizuführen.

Dabei hilft nicht, dass einzelne Abteilungen ihre Anforderungen definieren oder die bloße Arbeitsplatzbeschreibung erstellt wird. Es ist auch nicht hilfreich, die Herbeiführung der Entscheidung auf möglichst viele Schultern zu verteilen, sondern vielmehr (u. a.) der Einkauf von kompetenten Fachwissen.

Wer glaubt, dass er auf Grund der Tatsache, dass er einen Telefonapparat sicher bedienen kann und/oder gute PC-Kenntnisse besitzt, alleine deswegen als Fachmann gilt, der irrt nicht nur meistens, sondern geht durch seine pure Selbstüberschätzung ein hohes Risiko ein.

Mit anderen Worten: Viele Autofahrer mit ausgezeichneten Kfz-technischen Kenntnissen und guten Fahrerqualitäten sind dadurch nicht automatisch Kfz-Ingenieure. Hinweis: Entscheidungen im Kfz-Bereich betreffen das Gebrauchsgut Auto und nicht das Investitionsgut Telefonanlage (AfA 10 Jahre) und sind somit weniger problematisch.

Die Hersteller von TK-Systemen bieten oftmals unter diesen Gesichtspunkten gerne einen fünf Jahres-Mietvertrag an, welcher den Eindruck erwecken soll, jederzeit problemlos auf zukünftige Anforderungen hin geändert werden zu können. Wer aber einmal die leidvolle Erfahrung machen musste, sich aus der Umklammerung der Vertragserfüllungs- und Abfindungsklausel der AGB’s lösen zu wollen, wird dies „zähneknirschend“ bestätigen, denn der gewünschte Wettbewerb konnte dann nicht mehr stattfinden.

Auch die Tatsache, sich mit einem namhaften Hersteller zu „verheiraten“, um somit sicher zu stellen, jederzeit technisch Schritt halten zu können, wird spätestens dann über „Scheidung“ nachdenken, wenn eine dringend nötige Erweiterung, Applikation, Innovation, etc. übermäßig teuer kommt. Auch dann, wenn die Investitionskosten den erhofften Nutzen nicht entsprechen. Oder was passiert eigentlich, wenn die Telefonanlage überhaupt nicht in den gewünschten Zustand (Versions-Hübe usw.) versetzt werden kann?

Der Vertragspartner, welcher vorher das Lied der „Global Player“ sang und aufkeimende Fragen hinsichtlich der Kompatibilität mit „null Problem“ beantwortete, um ja nur den Auftrag zu erhalten, wird sehr schnell auf den Vertrag pochen (müssen). Telefonanlagen sind nun mal proprietäre Systeme und gelten daher im Zusammenhang des Investitionsschutzes als äußerst problematisch.

Welche Anforderungen moderner und zukunftssicherer Kommunikation sind für Unternehmen wichtig und welche Ziele können in den einzelnen Teilbereichen abgeleitet werden, um somit eine Konzeption entwickeln zu können?

Hier nur  e i n i g e  Beispiele bzw. Stichpunkte:

·    Umfassende Analyse des Ist-Zustandes
·    Bedarfsanalyse (intensive Kommunikation mit den einzelnen Abteilungen)
·    Strategieanalyse (intensive Kommunikation mit den Geschäftsleitung welche nicht nur für das
     operative, sondern auch für das strategische Geschäft verantwortlich zeichnet und - falls erforderlich-
     mit den Abteilungsleitern)
·    Berücksichtigen von Optionen z. B.: Voice over IP-Fähigkeit (End to End und nicht End- to Cluster
     bzw. Cluster- to End-tunneling,  sondern mit Quality of Service End to End), Virtuelle oder
     physikalische Vernetzung von Niederlassungen oder systemfremden TK-Anlagen (weil z.B. eine
     strategische Allianz mit einer anderen Firma nötig wird), Computer Telephony Integration (CTI),
     Unified Messaging, Datenbankanbindung via CSTA, Interaktive Voice Response, Telearbeitsplätze,
     Call-Center, CRM usw.
·    Sicherheitsaspekte und Realisation
·    Migrationsfähigkeiten überprüfen
·    Bedarfsgerechte Ausschreibung einschl. der evtl. Optionen
·    Verhandeln mit profunden Wettbewerberkenntnissen
·    Interpretation von technischen Details
·    Prüfen, werten, ergänzen der Verträge
·    Terminüberwachung
·    Schulungsmaßnahmen (Akzeptanzerhöhung)
·    Abnahnahme mit Prüfbericht
·    Rechnungskontrolle


Fazit:
Oftmals sind die Einkaufs- u./o. Organisationsabteilungen schlichtweg überfordert diese komplexen Themen professionell anzugehen und wer diese Beschaffungsmaßnahmen  zu einseitig über den Preis angeht, läuft Gefahr, im Endeffekt sehr viel Geld zu bezahlen!

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